Organizarse a uno mismo es, inicialmente, complicado. Sumado a esto, poder coordinar con otros es algo que muchas veces puede parecer imposible. Cualquiera que alguna vez haya tenido que planificar una reunión de más de dos personas lo sabe perfectamente. Si tu trabajo requiere la organización constante de varias personas te traemos una herramienta: los calendarios interactivos virtuales.
Los calendarios interactivos son herramientas digitales que permiten organizar la información y sincronizarla. En un momento te explicaremos con más detalle. Por el momento, creemos que se podrán apreciar verdaderamente sus ventajas comparándolos primero con los calendarios que ya conocemos y usamos a diario.
Un calendario tradicional es una gran herramienta de organización en grupos. Y además de antiguo es también muy simple. Completar un papel cuadriculado con las actividades de cada día y sus respectivos horarios es una actividad sencilla, hasta un niño podría usarlo. Pero este método, por fácil que sea, tiene también muchas limitaciones.
En primer lugar, para que un calendario sea medianamente útil todos los miembros deben tener una copia precisa. No solo del calendario en sí sino de toda su información. Esto desde el vamos plantea dos problemas: la posibilidad de pérdida o extravío del mismo y la desincronización de la información en él.
El primero es bastante explicativo. Un calendario físico, como cualquier objeto, puede tardar segundos en perderse y horas en encontrarse. Por supuesto en el caso de que aparezca en absoluto.
Por otro lado, aún aunque todos tengan su copia nada garantiza que la información, por ejemplo la fecha de una reunión o una entrega importante, sea la misma en la copia de cada integrante. Lo que puede dar pie a malentendidos y confusiones.
Pero incluso aunque esta información esté sincronizada no significa que esté ordenada. En un calendario físico la organización depende en gran medida de la prolijidad de la persona que lo utiliza.
Un calendario interactivo virtual no solo soluciona todos estos inconvenientes sino que también trae otras ventajas totalmente nuevas. En esta publicación te las contaremos, estamos seguros de que después de hacerlo no vas a querer volver a tocar un calendario tradicional en tu vida.
Empecemos con la más obvia. El hecho de que estos calendarios interactivos sean virtuales los vuelven completamente inmunes a roturas o pérdidas. La única forma en que la información que tanto le confiamos se pierda sería una falla interna de todos los servidores del prestador del calendario. Cosa que, al menos hasta el día de hoy, nunca ha pasado.
Pero la diferencia más importante, aquella que los vuelve totalmente mejores herramientas que los tradicionales, es otra. Su capacidad superior de sincronizar y organizar la información.
En el aspecto de la organización, un calendario digital nos da una serie más amplia de posibilidades que los tradicionales. Estos permiten introducir en el mismo calendario links, mails, archivos y muchas otras herramientas digitales. Esta integración entre el calendario y las diferentes herramientas hacen que este pueda no solo organizar eventos sino también a las herramientas mismas.
Por otro lado, la interfaz digital también vuelve mucho más fácil establecer códigos de colores para los diferentes eventos, fechas y actividades. Lo que en un calendario tradicional requeriría usar varios marcadores e interminables notas extras puede hacerse en los interactivos en segundos ¡Y con tan solo un par de clicks!
Pero donde verdaderamente brillantes en la sincronización. Los calendarios interactivos virtuales nos permiten tener un único calendario idéntico para cada persona. De esta forma se reduce enormemente el error humano.
Esto permite a cada integrante, independientemente de su nivel de prolijidad, contar con un calendario completo y organizado.
A su vez, con cada nuevo cambio introducido en él se refleja inmediatamente en todos los demás. Lo que mantiene al calendario siempre actualizado y a los usuarios siempre al tanto. Esto además permite un mayor trabajo de organización en equipo, ya que cada persona puede contribuir a completarlo, actualizarlo y de ser necesario corregirlo.
No existe una mejor forma de explicar algo que mostrarlo. Por eso, en esta publicación Training B2b seleccionamos dos de los mejores calendarios interactivos disponibles actualmente: Google Calendar y Doodle.
Comencemos por Google Calendar. Este calendario se encuentra disponible para cualquier persona con una cuenta de Google. Desde un primer momento el usuario podrá apreciar lo intuitivo del diseño de la interfaz. Solo bastan unos minutos de uso para lograr comprender su funcionamiento básico.
Pero el punto donde brilla es en su capacidad de integración. Incorpora en simultáneo otras funciones de Google como pueden ser alarmas, reuniones y mails. Por ejemplo, si necesitáramos programar una reunión laboral por el servicio videollamada de Google Meet podríamos crear un evento con el link de la llamada misma incluido en el. Al llegar la fecha solo habría que abrir el calendario y clickear el link para acceder a ella.
Este calendario es completamente gratis y está orientado al uso diario. A pesar de esto, puede perfectamente ser utilizado como un sustituto de mayor accesibilidad que otras alternativas.
Nuestro siguiente calendario es Doodle. A diferencia del anterior, este está pensado específicamente como una herramienta laboral. Esto lo vuelve al mismo tiempo un programa más completo y menos accesible. La versión gratuita tiene todas mismas funciones que Google Calendar pero con un interfaz que permite una mayor personalización y un uso más técnico.
Por otro lado, su versión premium trae incluidas diferentes herramientas especializadas de Google. Una de ellas es la capacidad de integrar en él diferentes bases de datos como los Contactos de Google o los Contactos de iCloud. Esto puede resultar muy útil si se cuenta con un ambiente laboral muy numeroso o con una gran cantidad de clientes.
Estos dos calendarios son tan solo la punta del iceberg. El mercado cuenta con una amplísima variedad de calendarios interactivos tanto gratuitos como especializados que prometen satisfacer cualquier gusto o preferencia.
Como pudimos ver, los avances tecnológicos afectan incluso a herramientas tan básicas como un calendario. No nos cabe duda de que no falta demasiado para que todos veamos al calendario interactivo como nuevo calendario estándar. ¡Estamos seguros que después de leer este artículo usted está un paso más cerca!
